Tietoturvallinen viestintä yrityksissä – salattu sähköposti ja sähköinen allekirjoitus

Yritysten päivittäiseen viestintään kuuluu usein sopimusten, asiakastietojen ja muiden luottamuksellisten asiakirjojen käsittely. Tällaisten tietojen lähettämisessä on tärkeää huomioida tietoturva ja varmistaa, että tiedot välitetään asianmukaisesti. Samalla asiakirjojen käsittelyn tulisi olla sujuvaa eikä aiheuttaa tarpeetonta manuaalista työtä.

TK Talous Oy tarjoaa Luottoposti-palvelua, jonka avulla yritykset ja organisaatiot voivat lähettää luottamuksellisia viestejä salattuna ja pyytää asiakirjoihin sähköisiä allekirjoituksia. Palvelu yhdistää nämä kaksi toimintoa samaan kokonaisuuteen, jolloin tietoturvallinen viestintä ja asiakirjojen käsittely voidaan hoitaa sähköisesti yrityksen tarpeiden mukaan.

Milloin yritys tarvitsee tietoturvallista viestintää?

Yritykset käsittelevät päivittäin tietoja, joita ei ole tarkoitettu ulkopuolisten nähtäviksi. Tällaisia voivat olla esimerkiksi asiakastiedot, sopimukset, henkilötiedot, taloushallinnon asiakirjat ja muut luottamukselliset dokumentit. Kun tietoja lähetetään sähköisesti asiakkaille, yhteistyökumppaneille tai muille sidosryhmille, on tärkeää valita tiedon luonteeseen sopiva viestintätapa.

Tietoturvallinen viestintä on erityisen tärkeää silloin, kun tavallinen sähköposti ei tarjoa kyseiseen tilanteeseen riittävää suojaa tai kun asiakirjan käsittely edellyttää sähköistä allekirjoitusta. Esimerkiksi sopimuksen toimittaminen allekirjoitettavaksi tai luottamuksellisten asiakirjojen lähettäminen voi onnistua sähköisesti ilman tulostamista, skannaamista ja postittamista.

Yrityksen ei tarvitse käsitellä suuria määriä luottamuksellisia tietoja hyötyäkseen turvallisemmista toimintatavoista. Myös yksittäisissä tilanteissa on tärkeää huolehtia siitä, että tiedot välitetään asianmukaisesti ja asiakirjat käsitellään sujuvasti.

Salattu sähköposti suojaa luottamuksellisia viestejä

Salattu sähköposti on tarkoitettu tilanteisiin, joissa viesti tai sen liitteet sisältävät luottamuksellisia tietoja. Luottopostilla viestit ja liitteet salataan lähettämisestä vastaanottamiseen, jolloin tietoja voidaan välittää tavallista sähköpostia turvallisemmin.

Viestin vastaanottaminen on tehty helpoksi myös henkilölle, joka ei itse käytä Luottopostia. Vastaanottaja saa sähköpostiinsa ilmoituksen saapuneesta viestistä ja viestin avaamiseen tarvittavan salasanan tekstiviestillä. Vastaanottajan ei tarvitse rekisteröityä palveluun erikseen. Salattuja viestejä voidaan lähettää myös usealle vastaanottajalle samanaikaisesti.

Salattua sähköpostia voidaan hyödyntää esimerkiksi sopimusten, henkilötietoja sisältävien asiakirjojen ja muiden luottamuksellisten dokumenttien toimittamiseen asiakkaille tai yhteistyökumppaneille. Viestintätapa kannattaa valita aina lähetettävien tietojen ja tilanteen mukaan, jotta luottamukselliset tiedot eivät päädy tarpeettomasti ulkopuolisten saataville.

Sähköinen allekirjoitus helpottaa asiakirjojen käsittelyä

Sopimukset ja muut viralliset asiakirjat edellyttävät usein useamman osapuolen hyväksyntää. Sähköisen allekirjoituksen avulla asiakirja voidaan toimittaa allekirjoitettavaksi sähköisesti ilman, että sitä tarvitsee tulostaa, allekirjoittaa käsin ja palauttaa skannattuna tai postitse.

Luottopostin sähköisessä allekirjoituksessa allekirjoituspyyntö voidaan lähettää yhdelle tai useammalle henkilölle. Allekirjoittaja avaa sähköpostitse saamansa kutsun, tunnistautuu vahvasti esimerkiksi verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella ja voi tämän jälkeen tarkastella asiakirjaa sekä allekirjoittaa sen tai hylätä allekirjoituspyynnön. Lähettäjä voi seurata allekirjoituspyynnön etenemistä ja tarkistaa, ovatko kaikki tarvittavat henkilöt allekirjoittaneet asiakirjan.

Sähköinen allekirjoitus voi nopeuttaa asiakirjojen käsittelyä ja helpottaa yhteistyötä silloin, kun osapuolet toimivat eri paikkakunnilla tai eivät pääse allekirjoittamaan asiakirjaa samassa paikassa. Se vähentää myös paperiasiakirjojen käsittelyyn liittyviä työvaiheita. Allekirjoitustapa ja tunnistautumisen taso on kuitenkin valittava asiakirjan ja tilanteen vaatimusten mukaisesti.

Luottoposti yhdistää salatun viestinnän ja sähköisen allekirjoituksen

Luottoposti kokoaa salatun sähköpostin ja sähköisen allekirjoituksen samaan palvelukokonaisuuteen. Näin yritys voi sekä välittää luottamuksellisia viestejä ja asiakirjoja että pyytää asiakirjoihin sähköisiä allekirjoituksia tarpeen mukaan. Esimerkiksi allekirjoitettu asiakirja voidaan lähettää eteenpäin salattuna viestinä, jolloin myös asiakirjan toimittaminen seuraavalle vastaanottajalle voidaan hoitaa tietoturvallisesti.

Palvelun käyttö voidaan sovittaa yrityksen omaan tarpeeseen. Tarvittavia salattuja sähköpostilähetyksiä ja allekirjoituspyyntöjä voi hankkia Luottopostin verkkokaupasta silloin, kun niitä tarvitaan. Yrityksille, joilla käyttö on säännöllistä ja määrältään suurempaa, on tarjolla myös laskutusasiakkuus. Avaus- ja käyttäjämaksujen puuttuminen mahdollistaa palvelun hyödyntämisen myös silloin, kun tarve on vain satunnaista.

Luottoposti on suomalainen palvelu, ja sen palvelimet sijaitsevat Suomessa. Tämä tarjoaa yrityksille kotimaisen vaihtoehdon luottamuksellisten viestien ja asiakirjojen sähköiseen käsittelyyn. Palvelun sopivuus kannattaa arvioida yrityksen omien viestintätarpeiden ja käsiteltävien tietojen perusteella.

Tietoturvallinen viestintä osaksi yrityksen arkea

Tietoturvallinen viestintä on osa yrityksen vastuullista tiedonkäsittelyä. Kun luottamuksellisten viestien lähettämiseen ja asiakirjojen allekirjoittamiseen on käytössä sopivat työkalut, asioita voidaan hoitaa sähköisesti sujuvasti ja turvallisuus huomioiden. Samalla voidaan vähentää paperisten asiakirjojen käsittelyyn liittyviä työvaiheita.

TK Talous Oy tarjoaa Luottoposti-palvelua, jonka avulla yritykset voivat lähettää luottamuksellisia viestejä salattuna ja käsitellä asiakirjoja sähköisesti. Tutustu tarkemmin TK Talouden Luottoposti-palveluun ja Luottopostin sähköiseen allekirjoitukseen.

Palvelua voi käyttää oman tarpeen mukaan: tarvittavat lähetykset voi hankkia Luottopostin verkkokaupasta silloin, kun niitä tarvitaan, ja säännöllisempään käyttöön on tarjolla laskutusasiakkuus. Näin yritys voi valita omaan käyttötarpeeseensa sopivan tavan hyödyntää palvelua.

Tutustu tarkemmin Luottoposti-palveluun ja sen tarjoamiin mahdollisuuksiin salatun sähköpostin ja sähköisen allekirjoituksen hyödyntämisessä yrityksen arjessa.