Yrityksen sähköposti – ammattimainen viestintä omalla verkkotunnuksella

Yrityksen sähköposti on osa päivittäistä viestintää asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien kanssa. Kun sähköpostiosoite käyttää yrityksen omaa verkkotunnusta, se on yhtenäinen yrityksen nimen ja verkkosivujen kanssa. Esimerkiksi osoite etunimi@yritys.fi kertoo vastaanottajalle, minkä yrityksen kanssa hän viestii.

Sähköpostiratkaisua suunniteltaessa on hyvä miettiä, millaisia osoitteita yritys tarvitsee, miten viestit halutaan ohjata ja kuka vastaa sähköpostipalvelun hallinnasta. Tarpeet vaihtelevat yrityksen koon, henkilöstön ja toiminnan mukaan.

Miksi yrityksellä kannattaa olla oma sähköpostiosoite?

Omaan verkkotunnukseen perustuva sähköpostiosoite erottaa yrityksen viestinnän henkilökohtaisesta sähköpostin käytöstä. Samalla se muodostaa yhtenäisen kokonaisuuden yrityksen muiden yhteystietojen kanssa.

Yrityksen sähköpostiosoitteet voidaan järjestää käyttötarkoituksen mukaan. Henkilökohtaiset osoitteet sopivat työntekijöiden omaan viestintään, kun taas yhteisiä osoitteita voidaan käyttää esimerkiksi asiakaspalvelussa tai laskutuksessa.

Selkeä osoiterakenne helpottaa viestien ohjaamista oikeille henkilöille ja auttaa pitämään yrityksen yhteydenpidon järjestyksessä.

Millaisia sähköpostiosoitteita yritys tarvitsee?

Sähköpostiosoitteiden määrä ja tyypit kannattaa valita yrityksen todellisten tarpeiden perusteella. Kaikkia mahdollisia osoitteita ei tarvitse perustaa heti.

Yrityksessä voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia osoitteita:

• Henkilökohtainen osoite: etunimi@yritys.fi työntekijän omaan viestintään.

• Yleinen yhteysosoite: info@yritys.fi yleisiä yhteydenottoja varten.

• Myynnin osoite: myynti@yritys.fi myyntiin liittyviä viestejä varten.

• Laskutuksen osoite: laskutus@yritys.fi laskutukseen liittyvää yhteydenpitoa varten.

Yhteisiä osoitteita voidaan käyttää silloin, kun viestejä käsittelee useampi henkilö tai niiden halutaan ohjautuvan tiettyyn toimintoon. Osoitteiden käyttötarkoitukset on hyvä määritellä etukäteen, jotta viestien käsittely pysyy selkeänä myös yrityksen toiminnan muuttuessa.

Yrityksen sähköpostin käyttöönotto

Sähköpostipalvelun käyttöönotto alkaa tarvittavien osoitteiden ja niiden käyttötarkoitusten määrittelystä. Samalla selvitetään, ketkä tarvitsevat henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet ja missä tilanteissa yhteiset osoitteet ovat tarkoituksenmukaisia.

Käyttöönottoon kuuluvat sähköpostiosoitteiden perustaminen ja palvelun asetusten määrittäminen. Lisäksi sähköpostit on tarvittaessa asetettava toimimaan yrityksen käyttämillä laitteilla ja sähköpostiohjelmilla.

Ennen käyttöönottoa on hyvä selvittää myös, miten sähköpostipalvelun hallinnointi järjestetään. Kun vastuut ovat selvillä, osoitteiden lisääminen ja muutosten tekeminen on helpompi hoitaa myöhemmin.

Sähköpostipalvelun ylläpito ja muutokset

Sähköpostipalvelun tarpeet voivat muuttua yrityksen toiminnan aikana. Uusi työntekijä voi tarvita oman sähköpostiosoitteen, työtehtävät voivat vaihtua tai yhteisten osoitteiden käyttöä voidaan joutua järjestämään uudelleen.

Myös työntekijän lähtiessä yrityksestä on huolehdittava sähköpostitiliin liittyvistä järjestelyistä. Käyttöoikeudet, viestien käsittely ja mahdollinen tilin sulkeminen on hoidettava yrityksen käytäntöjen mukaisesti.

Ylläpidossa on tärkeää tietää, kuka vastaa muutosten tekemisestä ja palvelun asetuksista. Näin sähköpostipalvelun hallinta ei jää epäselväksi henkilöstön tai muiden tarpeiden muuttuessa.

Sähköposti ja yrityksen verkkosivut saman verkkotunnuksen alla

Yrityksen sähköposti ja verkkosivut voivat käyttää samaa verkkotunnusta. Esimerkiksi verkkosivujen osoite voi olla yritys.fi ja sähköpostiosoite info@yritys.fi.

Yhtenäinen verkkotunnus helpottaa yrityksen tunnistamista eri yhteyksissä. Se myös kokoaa yrityksen verkkosivut ja sähköpostiosoitteet saman nimen alle.

Jos yritys ottaa käyttöön uuden verkkotunnuksen tai uudistaa verkkosivujaan, sähköpostipalvelun toimivuus kannattaa huomioida muutosten suunnittelussa. Verkkotunnukseen liittyvät asetukset vaikuttavat siihen, että verkkosivut ja sähköposti toimivat oikein.

Miten valita yritykselle sopiva sähköpostiratkaisu?

Sähköpostiratkaisua valittaessa kannattaa arvioida ainakin seuraavia asioita:

• Yrityksen koko ja käyttäjämäärä: kuinka moni tarvitsee oman sähköpostiosoitteen?

• Viestinnän tarpeet: tarvitaanko henkilökohtaisten osoitteiden lisäksi yhteisiä osoitteita?

• Käyttöönotto: kuka perustaa osoitteet ja määrittää tarvittavat asetukset?

• Ylläpito: kuka hoitaa osoitteiden lisäämisen, muutokset ja muut käytännön järjestelyt?

• Tulevat tarpeet: miten ratkaisu mukautuu yrityksen toiminnan ja henkilöstön muuttuessa?

Pienessä yrityksessä muutama henkilökohtainen osoite ja yksi yhteinen osoite voivat riittää. Laajemmassa toiminnassa tarvitaan usein useampia osoitteita ja selkeämpiä käytäntöjä niiden hallintaan.

Sähköpostiratkaisun tarkoituksena on vastata yrityksen käytännön tarpeisiin. Siksi valinnassa kannattaa huomioida sekä nykyinen tilanne että mahdolliset muutokset tulevaisuudessa.

Yrityksen sähköpostipalvelut TK Talous Oy:ltä

TK Talous Oy tarjoaa yrityksille sähköpostipalveluihin liittyviä ratkaisuja, jotka voidaan suunnitella yrityksen tarpeiden mukaan. Palvelu voi sisältää sähköpostiosoitteiden perustamisen sekä sähköpostipalvelun käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyviä järjestelyjä. Tarpeet vaihtelevat yrityksittäin, joten sopivaa kokonaisuutta voidaan tarkastella yrityksen koon, käyttäjämäärän ja tarvittavien sähköpostiosoitteiden perusteella.

Yrityksen sähköpostipalvelua suunniteltaessa voidaan huomioida esimerkiksi henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet sekä yhteiset osoitteet eri käyttötarkoituksiin. Myös sähköpostiosoitteiden muutokset ja palvelun ylläpito ovat tärkeitä, kun yrityksen henkilöstö tai toiminta muuttuu.

Jos haluat tutustua tarkemmin palvelun sisältöön, löydät lisätietoa TK Talous Oy:n sähköpostipalvelut-sivulta.

Jos yrityksesi tarvitsee sähköpostipalvelua, voit lähettää TK Talous Oy:lle tarjouspyynnön. Kerro tarjouspyynnössä lyhyesti yrityksesi tarpeista ja siitä, millaisia sähköpostiosoitteita tai palveluun liittyvää apua tarvitset. Näin voimme selvittää, millainen ratkaisu sopisi yrityksellesi.