Räätälöidyt järjestelmät yrityksille – digitaalisia ratkaisuja yrityksen arkeen

Räätälöidyt järjestelmät yrityksille tarjoavat mahdollisuuden toteuttaa digitaalisia ratkaisuja yrityksen omien tarpeiden ja toimintatapojen mukaan. Kun valmis ohjelmisto ei vastaa yrityksen tarpeita, järjestelmä voidaan suunnitella tukemaan juuri niitä toimintoja, joita yrityksen arjessa tarvitaan.

TK Talous Oy suunnittelee ja toteuttaa järjestelmiä esimerkiksi asiakkaiden, toimeksiantojen, tietojen, dokumenttien ja yrityksen omien työprosessien hallintaan. Ratkaisun lähtökohtana ovat järjestelmän käyttötarkoitus ja ne tehtävät, joiden hoitamiseen yritys tarvitsee digitaalista työkalua.

Kun valmis ohjelmisto ei vastaa yrityksen tarpeita

Valmiit ohjelmistot tarjoavat ennalta määriteltyjä toimintoja, mutta ne eivät aina vastaa yrityksen yksilöllisiä työprosesseja. Yritys saattaa tarvita tietynlaista tapaa käsitellä tietoja tai hallita useita työtehtäviä saman järjestelmän avulla.

Räätälöidyn järjestelmän avulla voidaan suunnitella yrityksen tarpeisiin sopiva tapa käsitellä esimerkiksi asiakastietoja, toimeksiantoja ja dokumentteja. Tällöin järjestelmän toimintoja määritellään käyttötarkoituksen perusteella sen sijaan, että yrityksen pitäisi mukauttaa kaikki toimintatapansa valmiin ohjelmiston rakenteeseen.

Millaisiin tarpeisiin räätälöity järjestelmä voidaan toteuttaa?

Räätälöidyt järjestelmät yrityksille voivat liittyä monenlaisten tietojen ja työtehtävien hallintaan. TK Talous Oy:n palvelun käyttökohteita ovat esimerkiksi:

• Asiakastietojen hallinta: asiakkaisiin liittyvien tietojen kokoaminen ja käsittely.

• Toimeksiantojen hallinta: toimeksiantoihin liittyvien tietojen ylläpito.

• Dokumenttien hallinta: yrityksen toiminnassa tarvittavien dokumenttien käsittely.

• Tietojen hallinta: yrityksen työssä tarvittavien tietojen järjestäminen ja käsittely.

• Työprosessien hallinta: digitaalisten toimintojen suunnittelu yrityksen omien työtapojen tueksi.

Järjestelmän sisältö ja toiminnallisuudet määritellään sen käyttötarkoituksen mukaan. Ennen toteutusta on tärkeää tunnistaa, mitä tietoja järjestelmällä käsitellään, mitä tehtäviä sen tulee tukea ja millaisia toimintoja käyttäjät tarvitsevat.

Selainpohjainen järjestelmä ilman erillistä ohjelma-asennusta

Räätälöity järjestelmä voidaan toteuttaa selainpohjaisena, jolloin sitä käytetään verkkoselaimen kautta ilman erillistä ohjelman asentamista tietokoneelle.

Selainpohjainen toteutus on yksi vaihtoehto järjestelmän käyttötavaksi. Sopiva toteutustapa valitaan käyttötarkoituksen ja yrityksen tarpeiden perusteella. Suunnittelussa määritellään myös, millaisia toimintoja järjestelmässä tarvitaan ja miten sen on tarkoitus palvella käyttäjiä.

Järjestelmän ei tarvitse olla aluksi suuri

Kaikki yritykset eivät tarvitse laajaa järjestelmää. Jos tarve liittyy tiettyyn työtehtävään tai rajattuun toimintaprosessiin, toteutus voidaan suunnitella keskittymään tähän käyttötarkoitukseen.

Tarvittavien toimintojen määrittely auttaa rajaamaan järjestelmän laajuutta. Näin suunnittelussa voidaan keskittyä olennaisiin ominaisuuksiin ja välttää sellaisten toimintojen sisällyttämistä, joille ei ole todellista tarvetta.

Järjestelmän suunnittelussa kannattaa huomioida myös käyttäjien päivittäiset tehtävät ja tiedot, joita työssä tarvitaan. Kun käyttötarpeet määritellään selkeästi, on helpompi rajata tarvittavat ominaisuudet ja arvioida järjestelmän kokonaisuutta. Räätälöidyt järjestelmät yrityksille voivat palvella erilaisia käyttötarkoituksia, joten ratkaisu kannattaa suunnitella aina yrityksen todellisen tarpeen perusteella.

Selkeä käyttöliittymä on osa toimivaa järjestelmää

Käyttöliittymän rakenne vaikuttaa siihen, miten käyttäjä löytää tarvitsemansa tiedot ja toiminnot. Järjestelmän tulee palvella omaa käyttötarkoitustaan, joten toimintojen ja tietojen esittämiseen on tärkeää kiinnittää huomiota jo suunnitteluvaiheessa.

Räätälöidyssä järjestelmässä käyttöliittymä ja toiminnot suunnitellaan osana kokonaisuutta. Tavoitteena on, että järjestelmän rakenne tukee niitä tehtäviä, joita varten se toteutetaan.

Nykyisen järjestelmän kehittäminen

Jos yrityksellä on jo käytössä järjestelmä, jonka toimintoja halutaan parantaa, voidaan selvittää myös nykyisen ratkaisun kehittämisen mahdollisuuksia. Yrityksen tarpeet voivat muuttua toiminnan kehittyessä, jolloin järjestelmän nykyiset ominaisuudet eivät välttämättä enää vastaa kaikkia käyttötarpeita.

Lähtökohtana on tunnistaa, mitä nykyisessä järjestelmässä halutaan muuttaa ja millaisia uusia toimintoja tarvitaan. Kehittämistarpeet voivat liittyä esimerkiksi tietojen käsittelyyn, dokumenttien hallintaan tai yrityksen työprosessien tukemiseen. Näiden tietojen perusteella voidaan arvioida, millainen ratkaisu vastaisi yrityksen tarpeisiin parhaiten.

Järjestelmä osana yrityksen digitaalisia palveluita

Räätälöity järjestelmä voidaan suunnitella osaksi yrityksen muuta digitaalista toimintaa. Yrityksen kokonaisuuteen voi kuulua esimerkiksi verkkosivut, verkkokauppa ja sähköpostipalvelut. Eri palveluilla on omat tehtävänsä, mutta niiden muodostamaa kokonaisuutta voidaan tarkastella yrityksen toiminnan näkökulmasta.

Mahdolliset yhteydet eri palveluiden välillä ja niiden toteutustapa arvioidaan tapauskohtaisesti. Suunnittelussa on tärkeää huomioida, mihin järjestelmää käytetään, mitä tietoja sen avulla käsitellään ja miten se liittyy yrityksen muuhun toimintaan. Näin järjestelmän käyttötarkoitus ja suhde muihin digitaalisiin palveluihin voidaan määritellä jo suunnitteluvaiheessa.

Tarvitseeko yrityksesi räätälöidyn järjestelmän?

Jos yrityksesi tarvitsee omiin toimintatapoihinsa sopivan digitaalisen ratkaisun, TK Talous Oy auttaa selvittämään järjestelmän toteutuksen lähtökohtia. Sinun ei tarvitse tietää valmiiksi, millainen tekninen ratkaisu tarpeeseesi sopisi. Olennaista on kuvata, mitä haluat järjestelmän avulla tehdä ja mitä ongelmaa sen tulisi ratkaista.

Tutustu tarkemmin räätälöityihin järjestelmiin tai lähetä tarjouspyyntö. Kerro yrityksesi tarpeista ja tarvittavista toiminnoista, jotta voimme arvioida, millainen ratkaisu voisi sopia käyttötarkoitukseesi.